OTVORENO PREDAVANJE: MY FLEET – INFORMACIONI SISTEMI ZA PRAĆENJE I ODRŽAVANJE VOZNOG PARKA

OTVORENO PREDAVANJE:

MY FLEET

INFORMACIONI SISTEM ZA PRAĆENJE I ODRŽAVANJE VOZNOG PARKA

Dr Pavle Gladović, redovni profesor sa Fakulteta tehničkih nauka iz Novog Sada, u okviru međunarodne saradnje ove visokoškolske ustanove i Univerziteta “Apeiron”, sa saradnicima će za svu zainteresovanu javnost i studente održati predavanje,17. decembra 2022. godine u 10.00 sati, u sali A2

NA TEMU:

MY FLEET

INFORMACIONI SISTEM ZA PRAĆENJE I ODRŽAVANJE VOZNOG PARKA

Prijave na: marijana.r.petkovic@apeiron-edu.eu, 051/247-918;

MY FLEET programsko rješenje je uvelo u proceduru održavanje vozila sa ciljem neprestanog kretanja putničkih, teretnih i priključnih vozila.

Praćenje rada voznog parka na bazi automatskog i/ili ručnim unosa svih relevantnih podataka (GPS, tahograf, sipanje goriva, unos servisnih faktura, štetnih događaja, vođenje skladišta delova i zaliha, vođenje evidencije rada zaposlenih, evidencija poslovnih partnera, itd.).

Navedeni programski paket je koncepcijski organizovan tako da se mogu pratiti sve informacije vezane za sektor transporta, a da se dobiju podaci koji mogu poslužiti za donošenje odluka na svim nivoima upravljanja (strateški nivo – strategija razvoja sektora transport, nabavka novih transportnih kapaciteta, strategija smanjenja troškova transporta, godišnji plan rada i poslovanja, itd., taktički nivo – organizacija i tehnologija rada službe saobraćaja i održavanja, određivanje cijene transporta, itd., operativni nivo – planiranje i organizacija transporta robe i putnika, evidencija i praćenje pokazatelja realizacije transportnih usluga, izdavanje putnih naloga, izdavanje naloga za nabavku rezervnih dijelova i materijala, izrada rada vozila i vozača, itd.).

Program će biti prezentovan na jednom praktičnom primjeru, a nakon prezentacije programa, biće održan trening – obuka svih zainteresovanih slušalaca kao i detaljno objašnjenje po svim postavljenim pitanjima i dilemama.

Uvodne napomene

Program za praćenje i održavanje transportnih sredstava myFleet, predstavlja zapravo program koji omogućava sistemsko praćenje i održavanje rada voznog parka. Pored svoje jednostavnosti, lakog i brzog pregleda svih relevantnih podataka, myFleet omogućava uvid u celokupan rad voznog parka, vozila i vozača s jedne strane, dok se sa druge strane mogu lako doneti zaključci na koji način se upravlja i vrši organizacija postojećeg voznog parka, da li postoji prostor za unapređenje, koji su nedostaci, koje su prednosti, da li postoji dovoljan br. vozila u inventaru kojima se može kontinuirano i kvalitativno izvršiti usluga, ili ih je pak više nego dovoljno, isplati li se otpisati/prodati određena vozila, čime bi se ostvarile značajne uštede i niz drugih pitanja koja su svakako od značaja.

Unosom podataka u program, koji će biti detaljnije objašnjeni u nastavku, mogu se dobiti svi potrebni izveštaji, pri čemu se dobija jasna slika celokupnog rada voznog parka i samim tim se otvara prostor za dalje planiranje i reorganizaciju dosadašnjeg načina rada sa ciljem njegovog unapređenja. Naravno, pored pojačane bezbednosti i ostvarivanje ušteda je veoma bitno i koje u pojedinim segmentima uopšte nisu beznačajne.

U daljem nastavku su obrazložene sve vitalne funkcije samog programa, kao što su:

• Kokpit,
• Administracija,
• Flota,
• Podsetnici,
• Održavanje,
• Evidencija radnog vremena,
• Putni nalozi,
• Stimulacija,
• Uvoz podataka
• Izveštaji.

Kokpit

U odeljku “Kokpit” je dat sumirani prikaz najbitnijih podataka za jedan heterogeni autopark. Među najbitnijim podacima se svakako podrazumevaju:

• inventarski vozni park i ukupno pređena kilometraža voznog parka,
• ukupni troškovi održavanja po godinama,
• količina i vrednost utrošenog goriva,
• količina prevezenog tereta izražena u kilogramima,
• najveći troškovi po vozilu (što ujedno predstavlja i prikaz da li je uopšte isplativo ili ne posedovati to vozilo u inventaru) i
• uporedni prikaz korektivnog i preventivnog održavanja.

Upravo u ovoj transakciji je omogućen i uvid u stanje i brojnost svih prethodno navedenih podataka, koji se mogu uporediti sa prethodnim periodima (godinama) poslovanja i dati jasan uvid da li je trenutna politika upravljanja i planiranja korektna ili nije.

Primer koji možemo izvući iz početnog ekrana je da neko vozilo troši mnogo sredstava za održavanje a kilometri i kilogrami su premali da bi i dalje bilo u autoparku – zaključak je da se mora menjati princip rada kako vozila tako i vozača kroz konstantno planiranje prevoza.

Administracija

U transakciji “Administracija” je dat prikaz svih bitnih podataka u organizacionoj strukturi samog preduzeća.

Zaposleni i njihovi podaci bitni za rad su unešeni u sistem i prilikom rada se isti vuku i lepe na odredjene dokumente koji izlaze u izveštajima. Na jednom mestu imamo adresu stanovanja, broj telefona, dozvola koju poseduje i za koju kategoriju, lična karta, datum zaposlenja, itd.

Program takodje omogućava pravljenje različite organizacije voznog parka (po teritoriji gde se nalazi vozilo ili korisnik, grupama itd).

U okviru vozila imamo definisanje tipova istih, grupe vozila, statuse vozila kao i marke i opreme na vozilu.

Poslovni partneri sa svim potrebnim informacijama kao što su PIB, poslovni i kontakt podaci i sl, čime se omogućava olakšano poslovanje sa istima.

Na kraju imamo dodeljivanje pojedinih transakcija korisniku programa u cilju podele posla izmedju zaposlenih u održavanju svih vozila.

Primer dobar za ovu transakciju je da unosom osoba i dodeljivanja podsetnika za iste smanjuje se mogućnost da vozaču istekne dokumentacija bitna za upravljanje osnovnim sredstvima u okviru rada i poslovanja. Trošak isteka vozačke dozvole ili kartice za tahograf ide i do nekoliko stotina evra na svega 10 do 15 dana. Takodje i vozilo stoji zbog vozača pa je i tu trošak stajanja vozila i samog nerada koji ne doprinosi ukupnom poslovanju preduzeća.

Flota

U transakciji “Flota” imamo Vozni park i GPS.

Ulaskom u vozni park i uključivanjem filtera je omogućen jednostavan i lak odabir i pristup svim vozilima i neophodnim podacima o vozilu u voznom parku.

Pregled vozila se vrši kroz osnovne podatke o vozilu, podatke o nabavci i osiguranju, podaci o potrošnji goriva po danima, kratak pregled računa za održavanje i naravno amortizacija po mesecima.

Sledeći bitan podatak je da u transakciji podsetnik možemo napraviti isti za bilo koju radnju koja nam treba na vozilu što će biti objašnjeno u daljem tekstu.

GPS kao veoma bitna stavka o lokaciji vozila je uvedena u transakciju Flota i daje nam trenutni podatak gde se vozilo nalazi. Informacija gde se vozilo nalazi je dobijena od GPS aplikacije koja šalje info u vidu API fajla.

Podsetnici

U transakciji podsetnici vozila izlazi spisak svih podsetnika koji su napravljeni za sva vozila. Klikom na polje razlika sistem ih poredja po rastućem redu i omogućava nam da sa istim radimo i unosimo izmene u polju opis kao i u polju datum. Ovakav rad nam omogućava uvid u održavanje i pre nego što dodje vreme za neku radnju koju treba odraditi na vozilu. Svakako imamo povećanu ažurnost i doslednost u pogledu vozila i vozača.

Svrha podsetnika je da vozilo na vreme pošaljemo na neku vremensku radnju koja je bitna za poštovanje zakona. Takodje imamo i podsetnike po predjenoj kilometraži a koju vučemo sa sipanja goriva (obavezno ukucavanje KM u momentu sipanja goriva na pumpi) kao najmerodavnijem podatku za kretanje vozila.

Vremenski podsetnici su sledeći:

• registracija vozila,
• šestomesečni pregled,
• kontrola i pregled PP aparata,
• baždarenje tahografa,
• istek opreme na vozilu,
• istek garancije vozila,
• kontrola sistema koji je ugradjen na vozilo (tng sistem, dizalica, adr, …)

Podsetnici vezani za predjenu kilometražu zavise od tipa i namene vozila a mogu biti sledeći:

• mali servis na motoru,
• veliki servis na razvodu motora,
• kontrola trapa i kočnica,
• kontrola kaiša alternatora,
• pregled i rotacija guma na svim osovinama,
• kontrola rashladnog uredjaja,
• kontrola sistema dizalice, krana ili nadogradnje vozila.

Bitno je napomenuti da se u ovom odeljku mogu pravovremeno obavestiti i dobavljači, kako bi se na vreme organizovali za prethodno navedene radnje koje je potrebno izvesti na vozilima. U odeljku zaposleni se unosi mail od dobavljača i u samom podsetniku se isti poziva izmedju svih ostalih koji interno dobijaju mail podsetnik.

U transakciji podsetnici osoba mogu se organizovati podsetnici za vozače i korisnike vozila. Datum sa dokumenta koja se unose u podsetnike su sledeći:

• datum isteka lične karte,
• datum isteka vozačke dozvole,
• datum isteka taho kartice,
• datum isteka CPC uverenja
• datum isteka pasoša,
• datum isteka lekarskog uverenja,
• datum isteka adr uverenja,
• datum isteka sanitarnog pregleda, itd.

Pregled podsetnika po primaocima je transakcija u kojoj vidimo sve podsetnike za preduzeće koji su otvoreni bilo za vozila ili korisnike istih sa veoma lakim ulaskom u isti I izmenom u par sekundi.

Primer za gore navedeno je da je ukupni trošak održavanja veći i do 40% jer postoje problemi oko kašnjenja kod odradjivanja zakonski propisanih dokumenata kao i kod redovnog servisiranja i provere vozila. Redovna provera kočnica i trapa na vozilu garantuje prolazak na tehničkom pregledu bez zadržavanja i ponovnog dolaska vozila na isti. Redovna kontrola kaiša i španera alternatora i vodene pumpe koji su bitni za pogon motora nam anulira šlepanje vozila ili popravku na terenu. Kontrola kočnica može dovesti do velike uštede u zameni samo pločica, a ne i diskova. Svaki diskovi pri pravilnoj vožnji mogu da izdrže dve garniture pločica sigurno. Pravovremeno reagovanje je uvek isplativije u odnosu na popravku već nastale štete-korekciju.

Nakon svega iznetog dobijamo podatak za izračunavanje minimalnog vremena koje je potrebno da odvojimo za vozilo koje će biti van upotrebe.

Održavanje

Održavanje vozila je veoma kompleksan deo upotrebe jednog vozila. Mnogo delova kretanja je deo ukupnog održavanja pa tako i tahografi i njegova ispravnost su isto u održavanju. Ako je tahograf neispravan vozač će imati problem jer zapis nije merodavan. Vrste održavanja su podeljene na dve glavne grupe a to su Preventivno i Korektivno održavanje i oni su podeljeni po sklopovima na vozilu.

U grupi Preventivnog održavanja imamo:

• P1 Ulje za motor, dolivanje i zamena
• P2 Ulje za menjač, diferencijal, mast, ulje kočiono
• P3 Filteri, predfilteri, ulošci filtera, gumice filtera, nosač filtera
• P4 Tehnički pregled, pp aparat, tahoaparat, DLD, GPS
• P5 Gume, rotacije, krpljenje, narezivanje, osim novih guma
• P6 Troškovi ad blue
• P7 Higijena i pranje vozila
• P8 Putarine, tag uredjaj
• P9 Parkiranje putničkih vozila u gradu, dozvole za kretanje teretnih vozila

Svaka od navedenih Preventivnih grupa ima svoj deo u održavanju. Ukupan trošak preventivnog održavanja drastično smanjuje korektivno održavanje što je po pravilu uvek visoko.

U grupi Korektivnog održavanja imamo:

• C1 Popravka el. i svet. signalizacije na vozilu
• C2 Podvoz, trap, kugle, silen blokovi, vazd. jastuk, amortizer, gibnjevi, akšenke, letva, V spona, torzija,
• C3 Upravljački mehanizam, volan, kardan volana, gurajuća, poprečna,
• C4 Diskovi, čeljusti, pločice, pakne, klizači, cilindar, tristop, senzor pločica, senzor abs,
• C5 Gume nove i protect
• C6 Delovi motora, injektori, turbina
• C7 Menjač, kardan, diferencijal, kvačilo, pogonske grupe vozila, ležaj točka, ležaj menjača, ležaj diferencijala,
• C8 Troškovi popravke nadogradnje na vozilu (rashladni uredjaj, komora, rampa, kipa uredjaj, mešalica za beton,…)
• C9 Havarija vozila, štete, polomljeni retrovizori, vetrobransko staklo, štop lampe, zadnji branik i sve što osiguranje nije pokrilo.

Zaključujemo da svaki rezervni deo koji je ugradjen na vozilo i usluga servisa zamene istog je legla na trošak održavanja odredjenog dela na vozilu. Treba napomenuti da i u korektivnom održavanju ima i preventivnog troška.

U odeljku prijava kvara u okviru održavanja omogućen je unos i praćenje prijavljenih ne ispravnosti na vozilu od strane korisnika istog, odobrenjepopravke i samog uputa u servis.

Lakim i brzim unosom fakture za održavanje omogućava se brži rad na kontroli popravke samog vozila a sve kroz izveštaje troškova održavanja vozila. Sve servisne operacije se pamte u programu pa je sam unos troškova u program brz i lak. Svaki račun za popravku prati mail podsetnik koji je dokaz da je vozilo moralo imati neki razlog za odlazak u servis.

Knjiga štetnih dogadjaja na vozilima je preko potrebna zbog izveštaja prema zakonodavcu na svakom inspekcijskom pregledu u sedištu preduzeća.

Program omogućava i vodjenje magacina rezervih delova sa pregledom zaliha, prijemnicom, izdatnicom i povratnicom ako rezervni deo nije ugradjen na vozilo.

Na osnovu gore navedenoga kroz izveštaje možemo lako zaključiti:

• Da li je vozilo opravdalo svoju ulogu u autoparku?
• Da li se isplati posedovati vozilo u autoparku ukoliko postoji niz troškova i učestalih popravki (otpis)?
• Da li postojeći broj vozila u autoparku omogućava nesmetano i neprekidno funkcionisanje u transportnom lancu?
• Da li je potrebno redukovati brojno stanje vozila, u zavisnosti od potreba povećati broj istih ili pak smanjiti?
• Da li je isplativo uzeti vozilo na lizing i dr?

Evidencija radnog vremena

U transakciji Evidencija radnog vremena imamo pristup izveštajima rada vozača i svihkorisnika vozila. Navedeni izveštaj dobijamo na osnovu podataka sa tahografa i GPS uređaja i unosa odsustva u tokurada.

Novina je da se Nalozi za službeno putovanje izrađuju automatski po podatku o kretanju iz tahografa pa je i tu velika ušteda u pratećoj dokumentaciji kod samog prevoza kao i ušteda kod unosa putnihnaloga u sistem.

Primer uštede je da nema lažiranja vremena polaska i dolaska vozača sa vozilom. Ovakvim radom sa podacima imamo realno stanje troškova dnevnica koje sleduju vozačima teretnih vozila.

Putni nalozi

U navedenoj transakciji je omogućeno otvaranje i unos putnih naloga nakon realizovanog prevoza.

Jasno su naznačeni br. putnog naloga, vozač, vozilo, relacija, datum, vreme i mesto polaska i dolaska, početna i krajnja km i ukupan trošak prevoza.

Ovaj odeljak je posebno pogodan za putnički prevoz, pri čemu se omogućava lak i brz unos a ujedno i obrada naloga za putovanje. Svakako je i ovaj vid transporta podržan u programu.

Stimulacija

Transakcija koja radi na stimulaciji vozača i koja se obračunava po zonama predjenih kilometara i količini prevezenog i isporučenog tereta.

Uvoz podataka

U navedenoj transakciji imamo uvoz tahografa, uvoz goriva i uvoz kretanja vozila.

Uvoz tahografa se radi iz programa za tahografe koji koristimo za kontrolu i praćenje rada vozača. Izveštaj koji nam treba je Izveštaj dnevnih aktivnosti vozača koji program automatski preuzima i obradjuje

Uvoz goriva se radi na osnovu izveštaja transakcije po klijentima koji snabdevač goriva ima na svom portalu. Svako vozilo mora imati karticu za gorivo sa tačno ispisanom tablicom vozila. Moguće je ovaj podatak preuzeti i putem API fajla ako snabdevač goriva ima takvu mogućnost u svom sistemu poslovanja. Svakodnevno preuzimanje podataka o sipanju goriva znači da se vozilo pomera i radi pa samim tim imamo podatak o predjenoj kilometraži.

Uvoz kretanja vozila nam služi za evidenciju rada korisnika vozila koji upravljaju vozilima koja nemaju tahograf tj vozilima koja su do 3.5 tone bruto nosivosti. Moguće je takodje i ovaj podatak preuzeti putem API fajla ali pod uslovom da GPS provajder ima tu mogućnost da isti isporuči.

Izveštaji

U transakciji Izveštaji omogućen je prikaz svih izveštaja koje program automatski obrađuje nakon unosa podataka bitnih za izveštaj.

Izveštaj troškova vozila daje pregled korektivnog i preventivnog održavanja po grupama na samom vozilu. Takođe u ovom odeljku je omogućen krajnje jednostavan pregled svih troškova vozila u voznom parku po tablici vozila.

Izveštaj Evidencija sipanja i prosečna potrošnja goriva daje podatke sa tačnim prikazom količine koja je nasuta, odstupanje u potrošnji izraženo u litrama i dinarima a sve na osnovu normirane potrošnje.

Unos podataka sa sipanja goriva se radi putem preuzimanja API fajla iz sistema koji koristi dobavljač goriva. Preuzimanje fajla se radi svakodnevno a za prethodni dan.

Treba istaknuti da se izveštaji o kretanju vozila i zakonska evidencija rada vozača izrađuje upravo korišćenjem podataka preuzetih sa tahografa i GPS uredjaja.